Emitir uma nota fiscal não significa, necessariamente, que aquela operação terminou exatamente como estava prevista.

Uma venda pode ser cancelada. Uma mercadoria pode ser devolvida. Uma nota pode ter sido emitida com informações incorretas. Também podem existir diferenças entre aquilo que foi registrado no sistema e o que efetivamente aconteceu na operação.

Quando essas situações não são identificadas e tratadas corretamente antes do fechamento fiscal, a empresa pode levar informações inconsistentes para a apuração dos tributos.

O fechamento fiscal começa antes do cálculo dos impostos

Um trabalho fiscal cuidadoso não deveria se limitar a receber documentos e calcular tributos. Antes da apuração, é importante verificar se as informações registradas representam corretamente as operações realizadas pela empresa.

Entre os pontos que merecem atenção estão:

• notas fiscais emitidas e posteriormente canceladas;
• devoluções de vendas ou compras;
• documentos emitidos em duplicidade;
• notas com valores, produtos ou informações fiscais incorretas;
• operações que foram desfeitas ou alteradas;
• divergências entre documentos fiscais e controles internos;
• documentos que deveriam ter sido registrados e não foram.

Essas situações podem exigir tratamentos diferentes conforme a operação, o tributo envolvido e a legislação aplicável. Por isso, a conferência deve fazer parte da rotina fiscal da empresa.

Um erro operacional pode chegar até a apuração

Imagine que uma empresa realize uma venda e emita a respectiva nota fiscal. Posteriormente, a negociação é cancelada.

Se o cancelamento ou outro procedimento fiscal necessário não for realizado corretamente, aquela operação poderá continuar aparecendo nos registros como se tivesse ocorrido normalmente.

Outro exemplo acontece nas devoluções. Não basta apenas receber a mercadoria de volta: é necessário observar os procedimentos fiscais correspondentes para que os registros representem adequadamente o que aconteceu.

São detalhes operacionais que podem produzir reflexos contábeis, fiscais e financeiros.

Conferir antes é melhor do que corrigir depois

Quanto mais cedo uma inconsistência é identificada, maiores são as possibilidades de tratá-la adequadamente.

Deixar a conferência somente para depois do fechamento pode significar retrabalho, necessidade de correções e dificuldade para descobrir a origem de diferenças nos registros da empresa.

Por isso, uma boa rotina inclui organização dos documentos e comunicação constante entre os setores administrativo, financeiro, comercial e contábil.

A contabilidade precisa saber, por exemplo, quando uma venda foi cancelada, quando houve uma devolução ou quando foi identificado algum problema em um documento fiscal.

Contabilidade consultiva também é prevenção

O objetivo não deve ser simplesmente calcular quanto a empresa precisa pagar.

Uma atuação contábil mais próxima também procura avaliar a qualidade das informações que chegam à apuração, identificar inconsistências e orientar a empresa para que os procedimentos sejam realizados corretamente.

Essa postura preventiva ajuda a reduzir erros, retrabalho e riscos fiscais, além de proporcionar informações mais confiáveis para a gestão.

Sua empresa confere o que realmente aconteceu nas operações antes de fechar os impostos do mês?

A Viana Contabilidade pode orientar sua empresa na organização das rotinas fiscais e no acompanhamento das informações que fazem parte da apuração dos tributos.