O fim do mês é um momento importante para qualquer empresa. Mais do que simplesmente pagar contas e conferir o saldo bancário, o fechamento mensal permite avaliar o que aconteceu durante o período, identificar pendências e organizar as informações que serão utilizadas nas decisões dos meses seguintes.
Antes de iniciar agosto, é recomendável fazer uma revisão completa das movimentações de julho. Essa rotina ajuda a evitar documentos esquecidos, atrasos em obrigações, divergências financeiras e dificuldades no envio das informações para a contabilidade.
- Confira os impostos e obrigações do período
O primeiro passo é verificar se os tributos e demais obrigações da empresa foram devidamente apurados, enviados e pagos.
É importante conferir:
- Guias de impostos recebidas;
- Comprovantes de pagamento;
- Parcelamentos tributários;
- Obrigações acessórias;
- Possíveis notificações ou pendências;
- Tributos que ainda possuem vencimento próximo.
Mesmo quando a contabilidade realiza a apuração, a empresa deve acompanhar os pagamentos e manter os comprovantes organizados. Uma guia gerada, mas não paga, pode resultar em juros, multas e dificuldades na emissão de certidões.
- Revise as notas fiscais emitidas e recebidas
Confira se todas as vendas e prestações de serviços realizadas em julho tiveram suas respectivas notas fiscais emitidas.
Também é necessário verificar as notas recebidas de fornecedores e prestadores de serviços. Documentos ausentes, duplicados, cancelados ou emitidos com informações incorretas podem provocar diferenças entre o faturamento real da empresa e os dados utilizados na apuração contábil e tributária.
Alguns pontos que merecem atenção:
| Verificação | O que observar |
|---|---|
| Notas emitidas | Se todas as vendas e serviços foram documentados. |
| Notas recebidas | Se todos os fornecedores enviaram os documentos. |
| Cancelamentos | Se foram registrados e comunicados corretamente. |
| Valores e dados | Se CNPJ, descrição, valores e demais informações estão corretos. |
| Retenções | Se existem tributos retidos que precisam ser informados. |
- Organize as informações da folha de pagamento
Empresas que possuem funcionários devem conferir se todas as informações trabalhistas do mês foram comunicadas corretamente.
Entram nessa revisão:
- Admissões e desligamentos;
- Férias;
- Afastamentos;
- Horas extras;
- Faltas e atrasos;
- Comissões;
- Benefícios;
- Alterações salariais;
- Atestados médicos.
Quanto mais cedo essas informações forem enviadas ao departamento pessoal, menor será o risco de erros na folha, nos encargos e nas declarações relacionadas aos trabalhadores.
- Atualize as contas a pagar
Faça uma relação das despesas que já foram pagas e daquelas que ainda vencerão.
Confira fornecedores, aluguel, energia, internet, salários, empréstimos, assinaturas, impostos e demais compromissos financeiros. Também é importante identificar pagamentos vencidos, cobranças duplicadas e despesas que não estavam previstas.
Essa análise permite saber quanto a empresa precisará desembolsar nos próximos dias e evita que o início de agosto seja marcado por surpresas no caixa.
- Revise as contas a receber
Além das despesas, é necessário verificar tudo o que a empresa ainda tem para receber.
Analise:
- Clientes com pagamentos em aberto;
- Boletos vencidos;
- Vendas parceladas;
- Recebimentos por cartão;
- Transferências bancárias;
- Pagamentos via Pix;
- Previsões de entrada para agosto.
A empresa pode apresentar um bom volume de vendas e, mesmo assim, enfrentar dificuldades financeiras quando os recebimentos estão atrasados ou mal organizados.
Por isso, faturamento e dinheiro disponível em caixa não devem ser tratados como a mesma coisa.
- Faça a conciliação bancária
A conciliação bancária consiste em comparar os registros financeiros da empresa com as movimentações efetivamente realizadas nas contas bancárias.
Essa conferência ajuda a identificar:
- Tarifas bancárias não registradas;
- Pagamentos duplicados;
- Depósitos sem identificação;
- Recebimentos lançados com valores incorretos;
- Transferências entre contas;
- Cobranças indevidas;
- Diferenças entre o sistema financeiro e o extrato bancário.
Também devem ser conferidas as movimentações de cartões, maquininhas, carteiras digitais e plataformas de pagamento utilizadas pela empresa.
- Analise os principais indicadores
O fechamento mensal não deve servir apenas para reunir documentos. Ele também é uma oportunidade de avaliar o desempenho do negócio.
Alguns indicadores que podem ser analisados são:
- Faturamento do mês;
- Custos e despesas;
- Lucro ou prejuízo;
- Margem de lucro;
- Saldo disponível;
- Valor a receber;
- Valor a pagar;
- Inadimplência;
- Produtos ou serviços mais vendidos;
- Comparação com meses anteriores.
Essas informações ajudam o empresário a perceber se a empresa está crescendo de forma saudável ou apenas aumentando o volume de vendas sem melhorar seus resultados.
- Consulte certidões e possíveis pendências
Também é recomendável verificar regularmente a situação fiscal da empresa.
Certidões negativas ou positivas com efeito de negativa podem ser exigidas em financiamentos, contratos, licitações, cadastros de fornecedores e outras operações comerciais.
Caso exista alguma pendência, a identificação antecipada facilita a regularização e evita que o problema seja descoberto apenas quando a empresa precisar apresentar o documento.
- Separe os documentos para a contabilidade
Para concluir o fechamento de julho, reúna e encaminhe à contabilidade todos os documentos necessários.
Entre eles:
- Notas fiscais emitidas e recebidas;
- Extratos bancários;
- Comprovantes de pagamentos;
- Relatórios de vendas;
- Movimentações de cartões;
- Contratos firmados ou encerrados;
- Documentos de empréstimos e financiamentos;
- Informações da folha de pagamento;
- Recibos e despesas;
- Documentos relacionados à compra ou venda de bens.
O envio deve ser feito de forma organizada e dentro do prazo combinado. Quando os documentos chegam incompletos ou atrasados, a contabilidade pode ter dificuldades para realizar corretamente as apurações e demonstrar a realidade financeira da empresa.
Checklist para encerrar julho
Antes de iniciar agosto, confirme:
☐ Os impostos foram conferidos e pagos;
☐ Todas as notas fiscais foram emitidas e recebidas;
☐ As informações da folha foram enviadas;
☐ As contas a pagar estão atualizadas;
☐ Os valores a receber foram revisados;
☐ Os extratos foram conciliados;
☐ Os principais indicadores foram analisados;
☐ As certidões e pendências foram consultadas;
☐ Os documentos foram enviados para a contabilidade.
Comece agosto com a empresa organizada
Um fechamento mensal bem realizado reduz riscos, melhora o controle financeiro e fornece informações mais confiáveis para a tomada de decisões.
Não deixe para organizar documentos, pagamentos e movimentações apenas quando surgir uma cobrança ou obrigação urgente. Transformar o fechamento mensal em uma rotina ajuda a empresa a manter sua regularidade e planejar os próximos passos com mais segurança.
A equipe da Viana Contabilidade pode ajudar sua empresa a organizar as informações, acompanhar as obrigações e compreender melhor os números do negócio. Entre em contato e comece agosto com mais tranquilidade.