O cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas de uma empresa depende de informações que vêm de diferentes setores. Dados da folha de pagamento, pagamentos realizados, serviços contratados, notas fiscais e tributos retidos precisam estar corretos e coerentes entre si.

É nesse processo que entram o eSocial, a EFD-Reinf e a DCTFWeb. Embora sejam obrigações diferentes, elas estão conectadas e utilizam informações que podem impactar diretamente a apuração dos tributos da empresa.

Qual é a função do eSocial?

O eSocial concentra informações relacionadas aos trabalhadores e à folha de pagamento, como remunerações, vínculos empregatícios, admissões, desligamentos, afastamentos e contribuições incidentes sobre a folha.

Esses dados são enviados periodicamente pela empresa e utilizados para apurar obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Por isso, qualquer erro na folha, no cadastro de um trabalhador ou na classificação de uma verba pode provocar diferenças nos valores apurados.

Para que serve a EFD-Reinf?

A EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais complementa as informações transmitidas pelo eSocial.

Ela é utilizada para informar determinados rendimentos, serviços prestados ou contratados, retenções previdenciárias e retenções de tributos como Imposto de Renda, PIS, Cofins e CSLL, conforme as operações e as obrigações aplicáveis a cada empresa.

Enquanto o eSocial está mais relacionado à folha e aos pagamentos decorrentes do trabalho, a EFD-Reinf reúne informações fiscais e retenções que não são informadas por meio da folha.

Isso significa que a emissão e o recebimento de determinadas notas fiscais não podem ser analisados de forma isolada. É necessário verificar se o serviço possui retenção, quem é responsável pelo recolhimento e como a operação deverá ser informada.

Onde entra a DCTFWeb?

Depois que o eSocial e a EFD-Reinf são encerrados, as apurações são transmitidas para a DCTFWeb.

A integração ocorre automaticamente após o envio bem-sucedido dos eventos de fechamento. A DCTFWeb consolida os débitos e créditos recebidos das escriturações e apresenta os valores que deverão ser declarados e, quando for o caso, recolhidos pela empresa.

Na prática, podemos visualizar o processo da seguinte forma:

Folha de pagamento e informações dos trabalhadores → eSocial

Serviços, rendimentos e retenções fiscais → EFD-Reinf

Consolidação das apurações e geração dos débitos → DCTFWeb

Por isso, um erro cometido no início desse fluxo pode chegar até a declaração final.

O que precisa ser conferido?

Para evitar inconsistências, a empresa deve manter alinhadas as informações do departamento pessoal, do setor fiscal, do financeiro e da contabilidade.

Entre os principais pontos de atenção estão:

• valores e datas das notas fiscais;
• identificação correta do prestador e do tomador do serviço;
• natureza do serviço contratado;
• existência de retenções tributárias ou previdenciárias;
• valores efetivamente pagos ou creditados;
• dados da folha de pagamento;
• classificação correta das verbas;
• período em que cada informação deverá ser declarada.

Também é importante que as notas fiscais e demais documentos sejam encaminhados à contabilidade dentro do prazo. Quando uma informação chega depois do fechamento das obrigações, pode ser necessário reabrir períodos, retificar escriturações e revisar a DCTFWeb.

Quais problemas podem surgir quando os dados não conferem?

A falta de integração entre os setores pode gerar diferenças entre a folha, as notas fiscais, as retenções informadas e os valores apresentados na DCTFWeb.

Entre as possíveis consequências estão:

• tributos apurados com valores incorretos;
• retenções não aproveitadas;
• necessidade de retificar declarações;
• emissão de documentos de arrecadação com valores indevidos;
• divergências nas informações prestadas à Receita Federal;
• cobranças, pendências fiscais e risco de multas.

A retificação de informações transmitidas pela EFD-Reinf pode, inclusive, gerar uma nova DCTFWeb retificadora quando a declaração anterior já tiver sido enviada.

Integração e organização reduzem riscos

O eSocial e a EFD-Reinf não devem ser tratados como obrigações completamente separadas. As informações transmitidas por esses sistemas se encontram na DCTFWeb e precisam representar corretamente a realidade da empresa.

Para que isso aconteça, folha de pagamento, documentos fiscais, pagamentos e retenções precisam conversar entre si.

Com processos organizados, envio antecipado de documentos e acompanhamento contábil, a empresa reduz o risco de inconsistências e consegue cumprir suas obrigações com mais segurança.

A Viana Contabilidade auxilia sua empresa na organização das informações fiscais, contábeis e trabalhistas, contribuindo para que as obrigações sejam transmitidas corretamente e dentro dos procedimentos exigidos.