Muitas empresas só lembram das certidões negativas quando surge uma necessidade imediata: solicitar crédito, participar de uma licitação, fechar um contrato importante ou realizar alguma operação que exija comprovação de regularidade fiscal.

O problema é que esse pode ser justamente o pior momento para descobrir que existe uma pendência.

Manter a situação fiscal da empresa acompanhada ao longo do ano ajuda a identificar problemas com antecedência e evita que uma obrigação não cumprida se transforme em obstáculo para uma oportunidade de negócio.

O que é a CND?

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento utilizado para comprovar a regularidade fiscal do contribuinte.

No âmbito federal, a certidão emitida conjuntamente pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional informa a situação da empresa em relação aos tributos federais e à Dívida Ativa da União, incluindo contribuições previdenciárias.

Quando não existem pendências que impeçam a comprovação da regularidade, é possível emitir a CND.

Esse documento pode ser solicitado em diferentes situações, dependendo da operação realizada pela empresa, como processos de contratação, obtenção de crédito, participação em licitações ou outras negociações que exijam comprovação da situação fiscal.

E se a empresa tiver alguma pendência?

Ter um débito registrado não significa necessariamente que a empresa ficará impossibilitada de comprovar sua regularidade.

Existe também a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEND).

Ela pode ser emitida quando existem débitos, mas sua exigibilidade está suspensa ou eles se encontram em situações previstas pela legislação, como determinados parcelamentos que estejam sendo cumpridos regularmente.

Na prática, embora indique a existência de pendências, a CPEND produz efeitos de certidão negativa para fins de comprovação da regularidade fiscal.

Há ainda a Certidão Positiva de Débitos, que pode ocorrer quando existem pendências que não estão em situação que permita a emissão da CND ou da CPEND.

Por que não deixar para verificar somente quando precisar?

Diversas situações podem impedir a emissão imediata de uma certidão, como:

• declarações ou escriturações não entregues;
• tributos ou multas em atraso;
• parcelamentos com prestações vencidas;
• inconsistências em obrigações acessórias;
• informações cadastrais que precisam ser regularizadas.

Algumas dessas situações podem ser resolvidas rapidamente. Outras podem exigir análise, correção de informações, pagamento, parcelamento ou apresentação de documentos.

Por isso, descobrir a pendência somente quando um banco, cliente ou órgão público solicita a certidão pode gerar atraso justamente quando a empresa mais precisa agir com rapidez.

Regularidade fiscal também faz parte da gestão

Acompanhar certidões e obrigações fiscais não deve ser apenas uma reação a uma cobrança externa.

Uma empresa que monitora sua situação fiscal consegue antecipar problemas, organizar melhor suas obrigações e reduzir o risco de perder oportunidades por uma irregularidade que poderia ter sido identificada anteriormente.

O ideal é que esse acompanhamento faça parte da rotina administrativa e contábil da empresa.

Não espere precisar de uma certidão para descobrir se existe alguma pendência. A prevenção permite tempo para analisar a situação, corrigir eventuais problemas e manter a empresa preparada para novas oportunidades.

A Viana Contabilidade pode auxiliar sua empresa no acompanhamento das obrigações fiscais e na identificação de pendências que possam afetar sua regularidade.